En aspekt av företagens verksamhet kommer antagligen inte att försvinna under en nära framtid, nämligen att ta hand om kunderna och göra merförsäljning. Det betyder alltså att man antagligen kan utöka experternas roller med nya ansvar som väl kan innehålla uppgifter som liknar kundtjänst eller kanske till och med tangerar merförsäljning. Detta innebär ett enormt förändringsprojekt såväl för organisationen som för arbetstagarna.
Att förbinda cheferna och de anställda till förändringen
Också cheferna står inför något nytt. När en yrkeskunnig expert tidigare inte nödvändigtvis behövde coachas, utan man snarare såg till att personen hölls uppdaterad, så behöver också chefen i och med förändringen lära sig nya coachningskunskaper. Med ett coachande chefsarbete säkerställs en smidig övergång till nya ansvarsområden. Därför lönar det sig att börja förändringen med att diskutera med cheferna i ett så tidigt skede som möjligt. Syftet med diskussionerna är att kartlägga chefernas tankar och ta med dem som en del i förändringen.
Tillsammans med cheferna kan man fundera över problem som förändringen medfört och lösningar på dem. Samtidigt kan man börja planera förändringen noggrannare och göra en klar tidtabell för förändringarna i organisationen. I vilken tidtabell vill man driva igenom förändringen och vad innebär det i praktiken? När alla har en klar bild av den kommande förändringen och en plan för hur den ska genomföras, börjar man genomförandet.
I praktiken kan man börja med one-to-one-diskussioner mellan chefen och arbetstagaren. Efter det ordnar man ett gemensamt evenemang och sedan rekommenderar jag att ordna olika arbetsgrupper. Varje grupp får något ansvar i förändringen. Det är bra att låta grupperna vara frivilliga och välja deltagarna enligt arbetstagarnas intressen. Om det låter alltför tungt finns det också andra sätt att göra människor delaktiga. Det viktigaste är att förändringen drivs igenom tillsammans och att alla som vill har en möjlighet att delta i att genomföra förändringen.
Satsning på utbildning och coachning
Det lönar sig absolut att satsa på utbildning. Cheferna ska erbjudas utbildning för coachande chefskap och förändringsstyrning. Utbildningen ska gärna vara täckande och anknyta till praktiken. Sådana där man tillsammans kan öva inför den kommande förändringen i praktiken. I utbildningsutbudet ska man absolut också inkludera utbildning om känslor. Förändringar är alltid känslomässiga och cheferna ska absolut förstå de anställdas känslor. Här kan jag av egen erfarenhet varmt rekommendera tjänster som Emergy Oy erbjuder. I utbildningen går man igenom att förstå ett känsloklimat och dess hantering genom praktiska övningar.
För arbetstagarna beror utbildningsbehovet på den kommande förändringen. Om avsikten är att låta experterna ta på sig fler uppgifter som gäller att sköta kunderna är det på sin plats att utbilda dem i grunderna i kundservice. Också utbildningar som gäller skötseln av kundrelationer är utmärkta. Om uppgifterna kommer att innehålla mer försäljningsaspekter kan det också på den punkten fungera bättre med en utbildning där försäljningen tas upp som en del av kundbetjäningen. Försäljningsutbildningen kan i början skrämma och orsaka stark motsättning mot förändringen.
Att leva och utvecklas i förändringen
När förändringen har startat börjar utvecklingen. Utvecklingen ska följas upp genom målen som ställts för hela organisationen. Du kan ställa målen lätt så att när ni som organisation har definierat arbetsgrupper för vissa delområden, har varje grupp ett mål som blir hela organisationens mål och som man tillsammans följer. Detta gör att personalen bättre förbinder sig till det gemensamma målet. Om du kan, gör målen så tydliga som möjligt. Ha inte för många mål i så här stor skala, högst fyra är tillräckligt. Under dessa fyra större mål kan du räkna upp flera mål. När ni når dem, når ni också det större målet. Dessa mindre mål följs upp i arbetsgrupper och de styr å andra sidan all aktivitet i rätt riktning.
Coachning i centrum
Cheferna och arbetstagarna ska boka one-to-one-möten åtminstone en gång i månaden. Det här är den stunden då arbetstagaren får dela med sig av sina känslor till sin chef och chefen lyssnar, förstår och hjälper enligt bästa förmåga. Målet är att hitta konkreta utvecklingsåtgärder för samtalen och med hjälp av dem kan arbetstagaren utveckla sig själv i de nya uppgifterna. Dessa är också stunder under vilka arbetstagaren får erkännande för att ha lyckats! Anteckna diskussionerna och särskilt utvecklingsåtgärderna så att ni verkligen kan följa dem tillsammans.
Dessutom kan man börja tillämpa coachning bredvid. Detta innebär att arbetstagarens chef stöder under arbetsdagen, lyssnar till kundmötena och ger regelbunden respons om arbetstagarens arbete. Detta är också ett ypperligt tillfälle för arbetstagaren att ta upp svårigheter och å andra sidan berätta om konstigheter till exempel i organisationens processer. Alla observationer ska antecknas så att processerna kan förbättras och å andra sidan kan den anställda få en inblick i hur hen klarar sitt arbete och framför allt i sin utveckling.
QualityDesk erbjuder ett utmärkt verktyg för coachning, som är lätt att använda tack vare det mycket intuitiva användargränssnittet. Därmed behöver man inte sätta tid på att lära sig använda applikationen. I applikationen antecknas bland annat coachningsdiskussionerna och de överenskomna utvecklingsåtgärderna. Var och en kan följa dem i sitt eget användargränssnitt där man också kan anteckna olika observationer om vardagen. Dessutom utgör applikationen ett utmärkt verktyg för att coacha bredvid när man för observationerna kan bygga ett separat bedömningsformulär. Med hjälp av formuläret samlar man viktiga observationer för organisationen om arbetet och därmed underlättas coachningen betydligt. På så sätt får man också en mycket tydlig utvecklingsvy för det man gör som stärker framgångarna och de goda verksamhetssätten! Tveka alltså inte att kontakta mig, så hjälper vi dig att genomföra förändringen!
