Olipahan kyse tuotetiedosta, järjestelmäosaamisesta, asiakaspalvelu- ja myyntitaidoista tai vaikkapa organisaatiosi tavoitteista. Osaamisen ylläpitoon kannattaa kuitenkin käyttää enemmän järkeä, kuin aikaa ja rahaa.
Liika tieto tuskaa lisää
Olen vahvasti sitä mieltä, että koulutuksia ei kannata järjestää vain mututuntumalla. Niiden on ehdottomasti perustuttava oikeaan tarpeeseen. Jos järjestät massiivisen määrän koulutuksia vuosittain, jokaiselle työntekijälle, aiheutat sillä pahimmillaan vahvaa epävarmuuden tunnetta työntekijöissä.
Pidä enemmin huolta siitä, että organisaatiostasi löytyvät kattavat tietopankit eri osaamistarpeisiin. Näiden on oltava sellaisia, joita työntekijät voivat käyttää asiakaskohtaamisten aikana nopeasti ja vaivattomasti. Tämän ylläpitämiseksi toki pitää luoda prosessi, jottei tietojen ylläpitäminen unohdu. Muista myös mahdollinen varajärjestelmä tapauksissa, joissa yhteydet kaatuvat. Tämä varajärjestelmä voi kaikessa yksinkertaisuudessaan olla yksi lause ”Pahoitteluni, mutta järjestelmämme ovat tällä hetkellä alhaalla, joten voinko ottaa soittopyynnön tai voitteko palata myöhemmin asiaan?”
Tällä tavalla perehdytyksetkin tulevat menemään sujuvammin läpi, kun uusien työntekijöiden kouluttamisessa voit opettaa heidät tiedonhakuun, tiedon muistamisen sijaan.
Valmentava johtajuus keskiöön
Sen sijaan, että kaikesta pyritään tekemään koulutuksia, joita varten työntekijät laitetaan yhteen huoneeseen pariksi tunniksi kouluttautumaan, kannattaa sinun keskittyä säännölliseen valmentamiseen. Osaamistarpeet ovat kuitenkin hyvin yksilöllisiä, jolloin usein on turha laittaa kaikkia samaan koulutukseen. Luokkamaisia koulutuksia työntekijät monesti toivovat, mutta tämä tahtotila ei perustu niinkään tarpeeseen, kuin haluun saada taukoa normaalista arjesta.
Säästääksesi kaikkien aikaa ja tuottaaksesi merkittävämpää osaamisen parannusta työntekijöille, kannattaa aloittaa säännölliset valmennukset.
Tee valmennusten määrälle tavoite. Se voi olla vaikkapa yksi 30 minuutin valmennustuokio / työntekijä / kuukausi.
Luo valmennuksia varten dokumentointi ja selkeä agenda, jotta pysytte asioissa, joihin työntekijä voi itse vaikuttamaan. Näin saat kirjattua keskustelut ylös ja ennen kaikkea seuraamaan kehitystä ja sovittuja asioita.
Agendalle voit myös tehdä kohdan ”Osaamistarpeet”, jotta voitte yhdessä keskustella ja seurata osaamistarpeita ja niiden täyttämistä. Näin saat myös kattavan kuvan työntekijöidesi osaamistarpeista ja pystyt järjestämään kohdistettuja ryhmävalmennuksia, koulutusten sijaan.
Pidä valmennustuokiot täsmällisesti ja tunnollisesti. Vaikka sinulla olisi olo, että henkilön kanssa ei ole tarvetta pitää valmennusta, hänhän osaa jo kaiken, niin pidä se silti. Keskustelkaa vaikkapa työntekijän ajatuksista organisaatiosi kehittämiseksi.
Valmentamisesta voit lukea lisää lataamalla Valmentajan käsikirjan, artikkelin lopusta.
Kehityskohteiden ja onnistumisten tunnistaminen
Valmennustuokiot voit aloittaa nopeasti siten, että et käytä liikaa aikaa valmistautumiseen. Voit aloittaa ne keskustelemalla odotuksistasi työntekijän suhteen ja toisaalta kysyä työntekijän odotuksia sinua ja työnantajaa kohtaan. Seuraavakin tuokio voi hyvin mennä kysellessä erinäisiä asioita, mutta kolmannella kerralla voikin tulla jo vastaan tilanne, että oikeaa keskusteltavaa ei löydy. Tällöin tapahtuu yleensä se pahin mahdollinen! Aloitetaan keskustelemaan asioista, joihin työntekijällä tai sinulla ei ole vaikutusvaltaa. Älä mene tähän!
Pitääksesi valmennustuokiot hedelmällisinä ja tuottavina, kannattaa sinun ehdottomasti arvioida työntekijän tekemistä arjessa. Tästä käytetään nimitystä laadunvarmistus ja monitorointi. Käytännössä siis luodaan arviointilomake, jonka avulla työntekijän työtä voidaan seurata hyvin kohdistetusti. Tavoitteena laadunvarmistamisessa on nimenomaan tunnistaa työntekijän kehitysosa-alueet, joita valmennetaan työntekijän kanssa. Samalla toki tunnistetaan vahvuudet, joita vahvistetaan niin ikään työntekijän kanssa.
Arviointityön ja säännöllisten valmennusten avulla sinun ei tarvitse käyttää niin paljon aikaa tulosten seurantaan ja analysointiin. Ennen kaikkea sinun ei tarvitse olettaa, miksi esimerkiksi käsittelyaika on työntekijällä niin korkea? Miksi tämä työntekijä ei saavuta myyntitavoitteitaan ja niin edelleen. Kun seuraat työntekijän tekemistä, saat siitä dataa, jonka avulla tunnistat välittömästi syyt tulosten taustalla. Tunnistat myös, jos useammalla työntekijällä näyttää olevan hankaluuksia samassa osa-alueessa tai asiassa ja tällöin yhteinen koulutushetki on paikallaan. Tiedon perusteella voit myös tilata ulkopuolista koulutusta paljon varmemmalla pohjalla.
Manuaalinen raportointi ja dokumenttien hallinta vie paljon aikaa
Varaudu siihen, että dokumenttien ylläpito tulee viemään paljon esimiesten ja asiantuntijoiden aikaa. Tätä voit kuitenkin säästää paljon, käyttämällä oikeanlaisia sovelluksia. Voimme QualityDeskin avulla tarjota ratkaisun laadunvarmistamiseen ja valmennusten ylläpitoon. Voit luoda sovellukseen arviointilomakkeita nopeasti ja niiden täyttäminen tapahtuu helposti kännykällä, tabletilla tai läppärillä. Sinun ei tarvitse tulostella mitään dokumentteja, syöttää tuloksia eri järjestelmiin tai tehdä raportteja manuaalisesti. QualityDeskistä näet automaattisten raporttien avulla niin työntekijöiden, kuin tiimienkin osaamistarpeet, jolloin analysointiin ei tarvitse käyttää tuhottomasti aikaa.
Valmennuksia varten voi niin ikään luoda lomakkeen, jonka avulla valmennustuokioissa keskitytään asioihin, joihin työntekijä voi vaikuttaa. Samaan lomakkeeseen voit myös kirjata kehityskohteet ja sovitut toimenpiteet aikatauluineen ja näin varmistat, ettei niiden seuranta unohdu!
Kuten aina, kehotan sinua tälläkin kertaa olemaan minuun rohkeasti yhteydessä! Voimme verkostoitua, katsoa hiukan QualityDeskiä ja ennen kaikkea kartoittaa, kuinka paljon hyötyä voimme organisaatiollesi tuottaa! Tavoitat minut numerosta 0505737601. Voit myös varata meille yhteisen ajan suoraan kalenteriini tästä linkistä.
