Yksi aspekti yritysten toiminnasta ei varmasti katoa lähiaikoina, eli asiakkaiden hoitaminen ja lisämyynti. Tämä tarkoittaa siis sitä, että asiantuntijoiden rooleihin voidaan todennäköisesti lisätä uusia vastuita, joihin voi hyvinkin sisältyä asiakaspalvelun omaiset tai jopa lisämyyntiin liittyvät tehtävät. Tämä tarkoittaa niin organisaatiolle, kuin työntekijällekin mittavaa muutosurakkaa.
Esimiesten ja työntekijöiden sitouttaminen muutokseen
Myös esimiehet ovat uusien asioiden kynnyksellä. Kun aikaisemmin ammattitaitoista asiantuntijaa ei välttämättä ole tarvinnut niinkään valmentaa, vaan pitää huolta siitä, että asiaosaaminen pysyy ajan tasalla, tarvitsee muutoksen myötä esimiehenkin oppia valmentamisen taitoja. Valmentavalla esimiestyöllä varmistetaan sujuva siirtyminen uusiin vastuualueisiin. Tämän vuoksi kannattaa muutoksesta aloittaa keskustelut esimiesten kanssa hyvin aikaisessa vaiheessa. Keskusteluiden tarkoituksena on kartoittaa esimiesten ajatuksia sekä ottaa heidät osaksi tulevaan muutokseen.
Esimiesten kanssa voidaan miettiä muutoksen tuomia haasteita ja ratkaisuita. Samalla voidaan aloittaa muutoksen tarkempi suunnitteleminen, jossa tehdään selkeä aikataulu muutoksille organisaatiossa. Missä aikataulussa muutos halutaan viedä läpi ja mitä se käytännössä tarkoittaa? Kun kaikilla on selkeä kuva tulevasta muutoksesta ja suunnitelma sen läpiviennistä, aloitetaan toteuttaminen.
Käytännössä tämä voidaan aloittaa esimiehen ja työntekijän välisillä one-to-one keskusteluilla. Tämän jälkeen yhteisellä tilaisuudella ja tämän jälkeen suosittelen järjestämään erilaisia työryhmiä, joissa kullekin ryhmälle annetaan tietyt vastuut muutoksen läpiviemiseksi. Ryhmät kannattaa pitää vapaaehtoisina ja osallistujat valita työntekijöiden kiinnostusten mukaan. Jos tämä kuulostaa liian raskaalta, niin muita keinoa osallistamiseen löytyy kyllä. Tärkeintä on, että muutos viedään yhdessä läpi ja kaikilla halukkailla on mahdollisuus osallistua muutoksen läpivientiin.
Panostus kouluttamiseen ja valmentamiseen
Kouluttamiseen kannattaa ehdottomasti panostaa. Esimiehille tulee tarjota koulutusta valmentavaan esimiehisyyteen ja muutosjohtamiseen. Koulutusten on hyvä olla kattavia ja hyvin käytäntöön sidottuja. Sellaisia, joissa tulevaa muutosta päästään harjoittelemaan käytännössä. Koulutustarjontaan kannattaa myös ehdottomasti ottaa tunteisiin liittyvää koulutusta. Muutokset ovat aina tunnepitoisia ja työntekijöiden tunteita esimiesten on ehdottomasti syytä ymmärtää. Tässä voin vahvasti suositella omasta kokemuksesta Emergy Oy:n tarjoamia palveluita. Koulutuksessa käydään hyvin läpi tunneilmaston ymmärtämistä ja sen hallintaa käytännönläheisillä harjoituksilla.
Työntekijöille koulutustarjonta riippuu tulevasta muutoksesta. Jos aikeissa on ottaa asiantuntijoiden tehtävään enemmän asiakkaiden hoitoon liittyviä tehtäviä, on asiakaspalvelun perusteiden kouluttaminen paikallaan. Myös asiakassuhteen hoitoon liittyvät koulutukset ovat tässä erinomaisia. Jos tehtäviin ollaan lisäämässä myynnillisyyttä, niin tässäkin voi toimia paremmin asiakkaiden hoitoon liittyvä koulutus, jossa myynti otetaan esille osana asiakkaiden palvelemista. Myyntikoulutus voi alkuvaiheessa säikäyttää ja aiheuttaa vahvaa muutosvastarintaa.
Muutoksessa eläminen ja kehittyminen
Kun muutos on saatu käyntiin alkaa kehittyminen. Kehittymistä on hyvä seurata koko organisaatiotasolla asetettujen tavoitteiden kautta. Voit asettaa tavoitteet helposti siten, että kun olette organisaationa määritelleet työryhmät tietyille osa-alueilla, kullakin ryhmällä on tavoite, joka muuttuu koko organisaation tavoitteeksi, jota yhdessä seurataan. Tämä sitouttaa yhteisen päämäärän saavuttamiseen. Jos pystyt, tee tavoitteet mahdollisimman selkeäksi. Näitä suuren mittaavan tavoitteita ei kannata olla liikaa, maksimissaan neljä on riittävä määrä. Näiden neljän suuremman päämäärän alle voi listata useampia tavoitteita, jotka saavuttamalla suurempi tavoite saavutetaan. Näitä pienempiä tavoitteita seurataan työryhmissä ja ne toisaalta ohjaavat kaikkien tekemistä oikeaan suuntaan.
Valmentaminen keskiössä
Esimiesten ja työntekijöiden on syytä varata one-to-one tapaamisia vähintäänkin kerran kuukaudessa. Tämä on se hetki, jossa työntekijä pääse purkamaan tuntojaan esimiehelle ja esimies kuuntelee, ymmärtää ja auttaa parhaansa mukaan. Tavoitteena keskusteluille on löytää konkreettisia kehitystoimenpiteitä, joiden avulla työntekijä pystyy kehittämään itseään uusissa tehtävissä. Nämä ovat myös hetkiä, joissa työntekijä saa tunnustusta onnistumisista! Keskustelut on syytä kirjata ylös, ja varsinkin kehitystoimenpiteet, jotta niitä voidaan oikeasti yhdessä seurata.
Lisäksi kannattaa ottaa käytäntöön niin kutsuttua vierivalmennusta. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijän esimies on tukena työpäivän aikana kuuntelemassa asiakaskohtaamisia ja antamalla säännöllistä palautetta työntekijän suorittamasta työstä. Tässä on myös oiva paikka työntekijälle kysyä hänelle kokemustaan haasteista ja toisaalta kertoa mahdollisista outouksista vaikkapa organisaation prosesseissa. Kaikki huomiot on jälleen kirjattava ylös, jotta prosesseja voidaan parantaa ja toisaalta työntekijä saa näkymää oman työn suoriutumisesta ja ennen kaikkea kehityksestä.
QualityDesk tarjoaa valmentamiseen erinomaisen työkalun, joka on helppo käyttää erittäin intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta. Näin sovelluksen opettelemiseen ei tarvitse käyttää aikaa. Sovellukseemme kirjataan muun muassa valmennuskeskustelut ja sovitut kehitystoimenpiteet. Näitä voidaan seurata kunkin omasta käyttöliittymästä, johon voidaan myös kirjailla erilaisia huomoita arjesta. Lisäksi sovellus mahdollistaa erinomaisen työkalun vierivalmentamiseen, kun havainnointia varten voidaan rakentaa erillinen arviointilomake. Tämän lomakkeen avulla kerätään työnteosta organisaatiolle tärkeintä havaintoja, joiden avulla valmentaminen helpottuu huomattavasti. Näin tekemiselle saadaan myös erittäin selkeä kehitysnäkymä, joka vahvistaa onnistumisia ja hyviä tapoja toimia! Ota siis rohkeasti minuun yhteyttä, niin olemme apunasi muutoksen läpiviennissä!
Haluatko saada muutosjohtamiseen valmennusta? Autamme henkilökohtaisesti sinua ja tiimiäsi muutoksen läpiviennissä.
Tutustu Tahtotilasta tavoitteiksi ja tekemiseksi valmennukseemme alta
