El traspaso de tareas es uno de los aspectos más importantes para la preparación de las vacaciones, especialmente en la labor de la atención al cliente.
No hay nada peor que dejar a tu equipo de trabajo estancado con tareas desordenadas mientras vas a disfrutar de unas merecidas vacaciones.
Con el fin de evitar estás molestias tanto a tu equipo de trabajo, como al cliente y asegurarte de que todo esté en marcha en tu ausencia, hemos elaborado una lista de 5 pasos para hacer un traspaso de tareas 100% eficaz.
1. Informa con anterioridad
El éxito del traspaso de las vacaciones se basa en la preparación, por lo que hay que tener tiempo suficiente para organizarlo todo, con semanas de antelación.
Asegúrate de que las fechas de tus vacaciones están en la agenda de tu equipo.
Si estás orientado a clientes, colaboradores o gestionas varios proyectos, considera la posibilidad de añadir una línea adicional a tu firma de correo electrónico con unas semanas de antelación que describa claramente el periodo de tu ausencia.
2. Crea un resumen de tus tareas
Crea una lista con todas las tareas recurrentes que debes realizar durante tu jornada laboral, estableciendo un orden de prioridades.
Es relevante tener en claro que las tareas menos importantes se pueden abandonar en caso de que tus colegas no tengan suficiente tiempo para hacerlo todo, lo cual es absolutamente normal, así que puedes tomar previsiones para retomarlas una vez que esté de vuelta.
Si haces esta lista con suficiente antelación, es poco probable que se te escape algo importante.
3. Deja instrucciones paso a paso para realizar tareas complicadas
Si hay que seguir algún proceso específico, asegúrate de dar instrucciones detalladas.
Si es posible, haz una lista de estos procesos y toma algo de tiempo para explicarle a la persona que se hará cargo en tu ausencia.
Si es posible, usa capturas o incluso grabaciones que sirvan de guía o respaldo para ejecutar el proceso o la tarea correctamente.
4. Comparte datos valiosos
Junto a la lista de tareas y procesos prioritarios que hay que llevar a cabo, es valioso proporcionar toda la información posible.
En un mundo ideal, tus compañeros sabrán exactamente qué hacer mientras tú estás fuera en tus vacaciones. Pero en realidad, los problemas pueden aparecer por mucho que se planifiquen.
Para que tu equipo sepa cómo atender esos asuntos urgentes, puedes organizar tu escritorio y tus archivos, etiquetar todo o crear un plan de archivos y pegarlo en tu escritorio, esto permitirá a tu equipo encontrar fácilmente lo que necesita sin tener que pedírtelo.
También explica rápidamente los proyectos en curso o recurrentes, resume su estado actual, estas instrucciones sirven para que cualquier persona que pueda verse afectada por tu ausencia pueda consultarlas.
5. Repasa toda la información con tus compañeros
Si tienes tiempo, siéntate y repasa la entrega del trabajo con tu equipo para aclarar cualquier duda o inquietud.
Esta es una buena oportunidad para que sepan lo que se espera de ellos, por lo que esta charla aliviará cualquier estrés o temor en torno a lo que deben completar.
Cuando vuelvas, se amable y retoma el control
A nadie le gusta ayudar a alguien que no está agradecido, así que recuerda expresar las gracias a quienes te han sustituido.
Cuando vuelvas, convoca una reunión con tus compañeros para que te pongan al día sobre el estado del proyecto. Te puedan dar feedback de todo el proceso, para así poder aprender si los pasos facilitados eran los adecuados, y tener margen de mejora y también reforzar los puntos en los que haya fallado algo del proceso.
